新入社員の受け入れ準備｜席・備品・ロッカー・ITのチェックリスト

2026年10月9日

新しい仲間を迎えるとき、初日に席がない、PCが使えない、といったことがあると、本人も受け入れ側も困ってしまいます。

この記事では、新入社員の受け入れに向けて、オフィス側で準備しておきたいことを整理します。

後半では、入社日から逆算した準備スケジュール、部署間の役割分担、初日の案内、一括入社やリモート入社への対応、よくある失敗例まで、受け入れを担当する総務の実務を詳しく解説します。

結論

受け入れの2〜4週間前に、座席と家具、ロッカー、備品、IT機器とアカウント、入館証の準備を始めるのが目安です。人数が多い場合は、家具の追加発注の納期も考慮して、さらに早めに動きましょう。

座席と家具

ここがポイント

アカウントの作成や機器の設定は、IT担当者の作業が集中する時期と重なりがちです。入社日から逆算して、依頼の期限を決めておきましょう。

新入社員の受け入れ準備は、家具の手配、IT機器の調達、入館証の発行など、リードタイムの異なる作業が重なります。入社日から逆算して、余裕をもって着手することが大切です。

時期の目安	主な準備
1か月以上前	座席の確保、家具の追加発注（在庫や納期を確認）、PCなどIT機器の調達
2〜3週間前	アカウントの作成依頼、入館証・名刺の発注、ロッカーの割り当て
1週間前	座席への家具・備品の設置、PCのセットアップ、配布物の準備
前日	座席の最終確認、ログインの動作確認、初日の案内資料の準備
当日	受付での出迎え、オフィスの案内、備品とアカウント情報の受け渡し

ここがポイント

家具やPCは、時期によって納期が長くなることがあります。特に年度初めの一括入社では、同じ時期に需要が集中しやすいため、早めの発注が欠かせません。

受け入れ準備は、総務・人事・情報システム・配属部署など、複数の部署にまたがります。誰が何を担当するかが曖昧だと、「誰かがやっているだろう」と抜け漏れが生じます。

担当	主な役割の例
人事	入社日・配属先・人数の確定、入社手続き、関係部署への連絡
総務	座席・家具・ロッカー・入館証・名刺・文具の準備
情報システム	PC・スマートフォンの調達とセットアップ、アカウントの作成と権限設定
配属部署	座席の位置の決定、業務に必要な権限の申請、初日の受け入れ担当

ここがポイント

受け入れの依頼から完了までを一枚のシートで管理し、各部署が完了したら記入する方式にすると、進捗が一目でわかり、抜け漏れを防げます。

入社初日は、新入社員にとって緊張の大きい一日です。オフィスの中で迷わず、必要な物がそろっている状態で迎えることで、安心して業務を始めてもらえます。

ここがポイント

非常口や避難経路の案内は、初日に必ず行いたい項目です。防災備蓄の保管場所や、災害時の集合場所も合わせて伝えておきましょう。

一括入社の場合：研修期間中は研修室で過ごし、配属後に執務席へ移るケースが多いため、研修用の席と配属後の席の両方を計画する。PCのセットアップは作業量が多いため、早めにまとめて行う
フリーアドレスの場合：固定席がない分、初日に座る場所がわからず戸惑いやすい。最初の数日間は配属部署の近くに席を確保しておく
リモート入社の場合：PCや備品を自宅に配送するため、発送の時期と受け取りの確認を計画する。初日にオンラインでログインを確認する時間を設ける
中途入社の場合：入社日が個別になるため、受け入れ準備の手順を標準化しておくと、担当者が変わっても対応できる