オフィス家具の納期と発注のタイミング｜受注生産品・組立設置のスケジュール
移転やレイアウト変更で家具を新しくするとき、「入居日に家具が間に合わない」という事態は避けたいものです。
この記事では、オフィス家具の納期の考え方と、発注のタイミングを解説します。
後半では、納期が延びる典型的な原因、発注前に確定させるべき項目、分納・仮設の活用、搬入・設置日の段取り、よくある失敗について詳しく解説します。
在庫品なら発注から1〜3週間程度、色や仕様を指定する受注生産品なら1〜2か月以上かかることがあります。移転の場合は、入居の2〜3か月前には仕様を確定して発注し、搬入・組立の日程をビルの工事スケジュールと合わせて確保しましょう。
納期の目安
| 種類 | 納期の目安 |
|---|---|
| 在庫品（標準色・標準仕様） | 1〜3週間程度 |
| 受注生産品（色・張地・サイズの指定） | 1〜2か月以上 |
| 造作家具・特注品 | 2〜3か月以上 |
| 輸入家具 | 数か月かかる場合も |
年度末や大型連休の前は、メーカーも物流も混み合い、納期が延びやすくなります。繁忙期の移転は、さらに早めの手配を心がけましょう。
発注から設置までの流れ
- レイアウトと家具の仕様（品番・色・数量）を確定する
- 見積を確認して発注する
- メーカーの生産・出荷
- 搬入日時をビルと調整し、エレベーター・養生を手配
- 搬入・組立・設置
- 検品（傷・数量・動作の確認）
移転スケジュールとの合わせ方
- 内装工事が終わってから家具を搬入する（床・壁の仕上げ後）
- 電気・LAN工事との順番を調整する（配線付きデスクなど）
- 旧オフィスから持っていく家具と、新しい家具の搬入日を分ける
- 入居日の数日前に搬入を終え、余裕を持たせる
納期が延びる典型的な原因
家具の納期は、注文した時点で決まるわけではありません。次のような要因で、予定より遅れることがあります。
| 原因 | 内容 |
|---|---|
| 受注生産・特注 | 色・サイズ・張り地を指定すると生産に時間がかかる |
| 繁忙期 | 移転が集中する時期は工場・配送が混み合う |
| 仕様の変更 | 発注後の変更は、生産のやり直しで納期が延びる |
| 搬入条件 | エレベーターや搬入経路の制約で日程が限られる |
| 部材の供給 | 原材料や部品の供給状況により生産が遅れる |
特に年度末や年度初めは移転が集中しやすいため、この時期に移転する場合は通常より早めの発注が必要です。
発注前に確定させるべき項目
発注後の仕様変更は納期遅れの大きな原因になります。発注前に、次の項目を社内で確定させておきましょう。
- 品番・サイズ・数量（予備を含む）
- 色・張り地・天板の仕上げ
- 配線口・オプション部品の有無
- 設置場所と配置図
- 搬入日時と搬入経路の条件
レイアウトが固まっていないうちに発注すると、数量や配置が変わって追加発注や返品が発生しがちです。レイアウト確定→仕様確定→発注の順番を守ることが大切です。
分納・仮設を活用する
すべての家具が移転日に揃わない場合でも、業務への影響を抑える方法があります。
- デスクとチェアなど業務に必須の家具を優先して納品する
- 納期の長い特注品は後日の納品とし、その間は既存家具を仮置きする
- 会議室や応接など、すぐに使わない部屋の家具を後回しにする
- レンタル家具で一時的に席数を確保する
搬入・設置日の段取り
- ビルの搬入可能な時間帯と、エレベーターの養生・使用予約を確認する
- 搬入経路の寸法（扉・廊下・エレベーター）を確認する
- 組立・設置の順番を決め、内装・電気工事との工程を調整する
- 梱包材の回収方法を決める
- 設置後に配置図と照合し、傷や不具合がないか確認する
家具の搬入は、内装工事や配線工事が終わってから行うのが基本です。工程が重なると、作業が進まず双方の遅れにつながるため、全体の工程表で調整しておきましょう。
よくある失敗と対策
| 失敗例 | 対策 |
|---|---|
| 移転日に家具が間に合わない | 納期を確認し、逆算して発注する |
| 搬入時にエレベーターに入らない | 搬入経路の寸法を事前に確認する |
| 数量が足りない | 予備を含めた数量で発注する |
| 色が想定と違う | 実物サンプルで色を確認する |
見積もり・発注の段階で確認すること
家具の見積もりを取る段階で、価格だけでなく納期や条件も確認しておくと、後からのトラブルを防げます。
- 製品ごとの納期の目安（在庫品か受注生産か）
- 搬入・組立・設置費用が見積もりに含まれているか
- 梱包材の回収・旧家具の処分の扱い
- 分納した場合の追加費用の有無
- 納品後の不具合対応や保証の内容
複数の見積もりを比較するときは、同じ条件で比較できているかを確認しましょう。設置費用や処分費の有無で、総額は大きく変わります。
よくある質問
Q. 納期を早めることはできますか？
在庫品や標準仕様の製品を選ぶ、色やオプションを標準にするなどで短縮できる場合があります。販売店に代替品を相談してみましょう。
Q. 家具の発注はいつまでにすればよいですか？
製品や時期によって異なりますが、移転日から逆算して余裕を持つことが大切です。特注品が含まれる場合は、さらに早めの準備が必要です。
Q. 発注後のキャンセルはできますか？
受注生産品は生産開始後のキャンセルが難しい場合が多いです。発注前に仕様と数量を十分に確認しましょう。
Q. 既存の家具を移設する場合も準備は必要ですか？
必要です。分解・梱包・再組立の手配や、新しいレイアウトに合うかの確認、破損時の対応などを事前に決めておきましょう。移設する家具と新規購入する家具を一覧で整理すると、手配漏れを防げます。
この記事の数値や内容は一般的な目安です。建物の条件や働き方、法令・ビルの規定によって最適な答えは変わります。
