コピー・複合機コーナーのつくり方｜置き場所・広さ・周辺の家具

置き場所の考え方

• 執務エリアの中心から近い動線上（遠すぎると移動が負担に）
• 席のすぐ横は避ける（作業音・熱・人の出入り）
• 専用の電源回路が取れる場所
• 用紙の搬入や保守の作業ができる場所

必要な広さと周辺の家具

ワンストップのコーナーにする

複合機のまわりに、文具・郵便物・備品の受け渡しなどもまとめて、「オフィスの用事が一か所で済む」コーナーにすると便利です。共有の備品の在庫も見える化でき、補充もしやすくなります。

台数と配置の考え方

複合機の台数は人数だけで決めると、待ち時間が発生したり、逆に使われない機械が出たりします。出力量・フロアの形・部署の配置を合わせて考えるのが基本です。

電源・換気・音への対策

複合機は消費電力が大きく、熱や音、においも出る機器です。快適な執務環境を保つため、設備面での配慮が欠かせません。

• 電源：消費電力が大きいため、専用回路を確保し、ほかの機器とタコ足配線にしない
• 換気：排熱やにおいがこもらないよう、空調の吸込口に近い位置や換気の良い場所を選ぶ
• 音：動作音や紙の排出音が気にならないよう、集中ブースや会議室の近くは避ける
• ネットワーク：有線接続の場合は、情報コンセントの位置も同時に計画する

コーナーを半個室のように囲う場合は、熱がこもりやすくなります。囲いの上部を開ける、換気扇を設けるなどの対策を検討しましょう。

出力物のセキュリティ

コピーコーナーは、機密書類の取り忘れや、他人の出力物の持ち去りが起きやすい場所です。レイアウトと機能の両面で対策します。

• 認証印刷（本人がその場で認証して出力する機能）を使い、出力の放置を防ぐ
• 来客の動線から見えない位置にコーナーを置く
• 取り忘れの出力物を一時的に入れる回収箱を設け、一定期間後に機密処理する
• シュレッダーや機密書類の回収ボックスをコーナー内に置く

消耗品と運用のルール

コピーコーナーが散らかる原因の多くは、消耗品の置き方と運用ルールのあいまいさです。

1. 用紙・トナーのストック量の上限を決め、収納に表示する
2. 補充と発注の担当者を決め、在庫が一定以下になったら発注する
3. 紙詰まりや故障時の連絡先と対応手順をコーナーに掲示する
4. ごみの分別ルールと、回収の頻度を決める

用紙の箱は重いため、運び込みの経路と台車の通れる幅も確認しておきましょう。搬入口から遠いと、補充のたびに負担がかかります。

規模別の配置例とよくある失敗

コピーコーナーを「小さな作業拠点」にする工夫

コピーコーナーは、出力物の仕分けや封入、ちょっとした立ち話など、複数の作業が自然に集まる場所です。用途を少し広げて計画すると、フロア全体の使い勝手が上がります。

• 文具や封筒、宅配伝票などの共有備品をまとめて置き、各席の私物在庫を減らす
• 掲示板を設け、社内のお知らせや当番表を集約する
• 立ったまま作業できるカウンターを設け、短時間の作業や立ち話に使う

ただし、人が集まりすぎると通路の混雑や音の問題が生じます。コーナーの前に十分な余白を確保しておきましょう。

よくある質問

Q. 複合機を窓際に置いても問題ありませんか。

直射日光や結露が機器に影響することがあるため、一般的には避けたほうが安心です。やむを得ない場合はブラインドで日差しを遮りましょう。

Q. 複合機の入れ替えのときに注意することは何ですか。

新しい機械の外形寸法と保守スペース、電源の仕様、搬入経路を事前に確認します。古い機械のデータ消去も忘れずに行いましょう。